Písanie článkov má svoju postupnosť a pravidlá, ako čo najlepšie zachytiť potrebné informácie a zaujať čitateľa. Platí to aj pri konkrétnej forme správy – tlačovej správe. Aj redaktora musí totiž popisovaná téma zaujať, aby sa jej ďalej venoval.
Oficiálne vyjadrenie spoločnosti alebo inštitúcie, prípadne vysokopostavených osobností, jednoznačne patrí k významným udalostiam a využíva sa aj v rámci krízovej komunikácie. Je vždy dôležitou súčasťou prezentovania sa. Je znakom toho, že Vám záleží na tom, čo robíte, pre koho to robíte a aj na tých, s ktorými spolupracujete. Ako má teda ideálna tlačová správa vyzerať a čo má obsahovať?
Parametre, na ktoré nezabudnite
Na prvý pohľad sú súčasťou tlačovej správy technické náležitosti, a to označenie typu správy, dátumu, spoločnosti, nadpis a text správy. Tlačové správy (ďalej ako TS) sú určené najmä do redakcii a sú akýmsi podkladom pre ďalšie spracovanie. Popis, že ide o TS, je tak znakom, že ide o vaše oficiálne vyjadrenia a o relevantný zdroj. Na to nadväzuje aj konkrétny a aktuálny dátum, kedy ste stanovisko vydali. Predídete tak komplikáciám, ktoré by mohli nastať v prípade nejakej zmeny ohľadom popisovanej situácie. Označuje to tiež aktuálnosť vyjadrenia, ktoré však podľa potreby môžete doplniť či zmeniť. Vtedy jednoducho vydáte novú TS s popisom, že sa obsah aj dátum vydania zmenili/aktualizovali.
Do textového dokumentu TS je dobré umiestniť aj logo spoločnosti. Podporuje to serióznosť komunikácie a je to prejavom toho, že si za svojimi názormi naozaj stojíte. Text by mal byť zarovnaný podľa okrajov (aj vpravo, aj vľavo podľa priamky) a odseky je vhodné oddeliť riadkom.
Najdôležitejšia časť TS je ako pri ostatných správach, samozrejme, nadpis. Aby váš text a informácie, ktoré v správe podávate, nezostali v šuflíku redakcie, musíte zaujať. A to najprv titulkom. Je dôležité, aby obsahoval základnú informáciu alebo jej časť a aby naznačil, že v texte bude niečo zaujímavé. Jeho dĺžka by nemala presiahnuť jeden klasický riadok, čo je asi osem slov.
Nasýtený obsah
Všetko, čo vaša TS obsahuje, sú informácie, ktoré rozvíjajú nadpis. Najprv ide o menšie doplnenie informácií v prvom odseku textu. Popíšete, tak ako bežne v perexe, aspoň tri nové skutočnosti. Mali by byť podané pútavo a zrozumiteľne. Pamätajte, že ešte stále si musíte v rukáve ponechať niektoré zaujímavosti aj do zvyšného textu.
V ďalších riadkoch sa postupne venujete doplnkovým informáciám a odhaľujte podstatu TS. Doplňte informácie z titulku a úvodného odseku tak, aby bolo všetko povedané. Vyzdvihnite, čo je špeciálne, čo je novinkou, prípadne zmenou alebo aj problémom. Dajte pozor na to, že keď pridáte text, ktorý je názorom, je nutné spomenúť, ktorej konkrétnej osobe patrí. Či už text parafrázovať, alebo použiť priamo citáciu s úvodzovkami („”). Takéto názory osôb vždy podčiarknu serióznosť a kvalitu každej správy. Najviac nezávislý respondent.
Občas treba aj škrtať
Na záver si ešte zhrnieme, čomu sa v TS vyhnúť. Pokojne si však môžete napísať verziu „nanečisto”, a potom len vyškrtáte, ak bude niečo nevhodné. Určite nespomínajte nič, čo nemáte overené a čo by mohlo byť klamstvom. Nepreháňajte a nezveličujte ani overené fakty, všetko sa dá predsa s mierou. V TS tiež nie je priestor na falošné sľuby a ani na reklamu, taktiež sem nepatria prehnané sebachvály. Dôležité je vyhnúť sa neúctivým slovným útokom voči kritikom alebo škoditeľom.
Čo sa týka parametrov a technických atribútov, nepoužívajte skratky a heslá, ktoré by mohli zmiasť čitateľa. Ak nechcete opakovať napríklad celý názov spoločnosti a máte pre ňu skratku (skratkové slovo), najprv ju napíšte celými slovami a skratku uveďte v zátvorke. V ďalších prípadoch, keď ju spomeniete, ju už nazvete skratkou. Vyhnite sa aj gramatickým a štylistickým nedostatkom. Taktiež nepoužívajte priveľmi odborné slová a nevymenúvajte absolútne nepotrebné technické parametre o produktoch či firme a ani nevytvárajte životopis. Nevypĺňajte správu množstvom čísloviek a suchých faktov.
Jednoducho postavte svoju TS na úprimnom príbehu, nebojte sa odôvodniť svoje konania a presvedčenia. Vysvetlite situáciu a využite vaše autentické skúsenosti v profesii. Vyzdvihnite fakty, ktoré môžu zaujať odborný aj laický svet. Pre prípravu TS môžete ako prvý krok využiť šablónu:
